吉林国文医院 文件管理规定

国文院发〔2016〕65 号

为有效规范 医院院级、 医院 各 管理委员会、 医院职能部门下发的各项制度规程，加强医院文件管理，严格文件发行、更新程序，实现医院文件管理制度化，特制定本规定。

一、 范围

凡属全院的 制度、 规定、 办法、 章程、 方案 、通知及 通告等文件均适用。

（一）文件与数据的拟订、审核、颁布的部门或科室规定如下：

（二）为有效管理医院文件，上述三类文件统一由 院长办公室进行文件形式审核，文件核准后应以纸质及电子形式在院长办公室存档、备查。

（三）正文内容要求职能部门下发文件不得抵触院级文件及委员会文件、要求委员会文件不得抵触院级文件；同级文件内容如相互抵触，应由后提出文件审核的科室负责协调，并报请分管院长裁定。

（四）科室内部文件的格式编排由各科室自行管理，科室应针对正文内容制定审核流程，需有相关职能部门进行审批；正文字体大小应参照本规定要求制定。

二、 文件定义及格式要求

（一）发文单位：应写全称或规范性简称。

（二）发文字号：应包括发文单位、年份、编号：

1. 党委发文：国文党发〔〕号

2. 行政发文：国文院发〔〕号

3. 党委及医院共同发文：党政联发〔〕号

4. 委员会发文：【委员会规范性简称】发〔〕号

5. 职能科室发文：【职能科室简称】发〔〕号

6. 职能科室共同发文：【两个科室首称】联发〔〕号（如下）

(1) 医务处、护理部：医护联发〔〕号

(2) 医务处、药学部：医药联发〔〕号

(3) 医务处、信息科：医信联发〔〕号

（三）正文：公文的内容。

（四）主题词：与文件、制度主题词表相一致，上级、平级、下级部门统一执行一个标准的主题词，杜绝随意和盲目确定主题词。

（五）抄送、抄报单位位于文件下端，主题词之下。抄报上级部门的标明“抄报”；抄送平行部门、下级部门标明“抄送”。

（六）参考资料：文件制定应依据国家或各级政府的政策、法规编写。

（七）文件管理：文件与数据有制定、修改时，各部门或科室文件管理人员应按文件审核流程进行审定并及时公布，以保持最新版的文件与数据。对于过时或废止的文件与数据应同时予以移除。

三、 标准

（一）文件制定、更新、废止规定

1. 文件制定、更新规定：

各项文件依据各委员会、各职能部门或科室的组织任务与管理运作需求，依规定格式拟订、更新文件内容，先送 院长办公室进行文件的形式审核，后送相关审核人审核，文件若在审核阶段出现修改意见，须送回原拟定的部门或科室修改后再审核，批准颁发。

2. 文件废止规定：

文件因不合时宜或业务变更而废止时，由拟定部门提出申请，经相关审核人审核后废止。

（二）文件版面及格式：

1. 首页应套用《吉林国文医院文件》红头字样，版面一律采用 A4 纸纵向打印。

2. 页边距为：左右各为 2.5 厘米，上 2 厘米，下 2.5 厘米。

3. 页脚应居中对齐标识页码，如：—1—。

4. 字体：标题使用宋体，二号字；正文使用仿宋，三号字；页眉页脚使用宋体，五号字；英文字体一律使用 Times NewRoman 字体。行距为单倍行距。

5. 主题词：居左顶格，四号字仿宋加粗；抄送/报、发至：四号字仿宋，居左顶格。

6. 印章：印章位置应落在日期之上；当联合发文需加盖两个印章时，两个印章之间互不相交或相切，相距不超过 5 毫米。

四、 流程

（一）文件制定、更新流程

1. 文件应依据实际工作情况制定及撰写，制定的内容需符合国家、省内及地区的法律法规。

2. 文件通过审批后，相关人员需依据流程操作。在文件内容已不符合医院发展的要求时，需及时更新。

（二）文件废止流程

1. 因业务变动或不符合现状的文件，由执行部门提出废止。

2. 废止的文件由院长办公室或更新的部门负责收回。

3. 主管部门及院长办公室需将废止文件留存一份归档（包括纸质及电子档），以备日后查阅。